Il sistema ha il suo inizio logico nel punto di stoccaggio all'ingresso della linea finale di assemblaggio. La produzione inizia da una richiesta di prodotto finito e ogni centro funziona da fornitore per il centro a valle e da cliente per quello a monte. L'avanzamento della produzione è di tipo "pull" (tirato) in quanto il Kanban,partendo dalla programmazione del prodotto finito, tira lungo il ciclo di trasformazione le quantità di sottoprodotti necessarie dosandone esattamente la richiesta in funzione dell' ordine finale. Rispetto ai normali sistemi di programmazione che "spingono" i materiali lungo le varie fasi fino al prodotto finito il sistema Kanban  è più snello e graduabile ed evita i sovra stoccaggio in linea. Non necessita di programmazioni intermedie in quanto il solo programma esistente è costituito dall' ordine dei prodotti finiti. Mantiene inoltre  il livello di scorte molto basso e sempre controllabile tramite il computo dei cartellini o delle cassette vuote ritirate dalla linea produttiva. Ogni centro di lavoro ha una dotazione di materiale calcolata tenendo conto del lead-time dei particolari in modo di minimizzare la quantità senza andare fuori scorta ; se il sistema funziona correttamente non ci dovrebbero esserci scorte a magazzino ma solo nelle aree di stoccaggio dei centri di lavoro(dove risultano anche fisicamente ben visibili) .

L' aspetto forse più interessante della filosofia Just-in-time/Kanban è che, grazie alla semplicità formale e al coinvolgimento richiesto ad ogni singolo operatore, promuove una procedura di miglioramento continuo della produttività collegando ,allo stesso tempo, i diversi centri di lavoro e rendendo fluido il flusso dei materiali in linea. Infatti se immaginiamo di volere applicare il sistema Just-in -time a un ambiente di produzione dovremo necessariamente, per farlo funzionare, realizzare preventivamente un'opera di linearizzazione e riorganizzazione del flusso produttivo e creare la mentalità negli operatori di linea di essere una parte di un sistema governato da regole precise e di avere delle responsabilità nei confronti dei centri di lavoro a valle e dei diritti nei confronti di quelli a monte.

L’inserimento di tale servizio è consigliabile in modo graduale per aiutare le singole unità produttive ad acquisire la mentalità necessaria all’utilizzo del servizio.

Con il sistema a regime si potrà iniziare a verificare la rotazione delle cassette/cartellini nei vari reparti per diminuire così il work in progress. Questo potrà provocare dei problemi di rottura di scorte ed allora i responsabili di reparto ,gli operatori di macchina e in genere tutti coloro che sono coinvolti nel processo sono chiamati a trovare le soluzioni variando, ad esempio la procedura operativa, riducendo i tempi di attrezzatura o intervenendo sugli impianti o sui cicli programmati. E' interessante notare come i problemi vengano affrontati esattamente dove nascono e dalle persone che li vivono senza essere demandati a "specialisti" esterni che spesso non hanno le competenze necessarie o la possibilità di intervenire tempestivamente.

Si ricomincia ciclicamente l'analisi nel tentativo avere il minor numero di cassette/cartellini possibile, il che significa ottenere il minor livello di scorte e il minor lead-time possibili per realizzare il prodotto finito.

Dal punto di vista ambientale il sistema Kanban, responsabilizzando gli operatori e coinvolgendoli  nello studio dei problemi di processo, è un forte stimolo all' aumento della professionalità sia individuale che di gruppo e fornisce motivazioni e gratificazione agli operatori che si sentono parte attiva  del processo superando il concetto di esecuzione passiva dei comandi.
Requisito fondamentale perché il Just-in -time / Kanban funzioni è la disponibilità degli addetti a farsi permeare dalla giusta mentalità. Tecnicamente inoltre devono essere ridotti a livello molto basso tutti i difetti sia dei componenti che degli impianti.

Fermi macchina o non conformità di lavorazione frequenti quando si inseriscono in un sistema "pull" al limite provocano rotture di scorte e, psicologicamente, abbassano la fiducia di ogni gruppo nel lavoro del gruppo a monte facendo fallire il sistema. Se applicato correttamente invece oltre ad essere un sistema di programmazione operativa molto semplice ed efficace e a spingere ad un miglioramento costante della produttività, permette di utilizzare meglio gli spazi fisici di produzione eliminando i magazzini intermedi e abbatte la copertura dei problemi provocata da un elevato livello di magazzino stimolando il sistema alla risoluzione degli stessi nel momento in cui compaiono.

Segue: "Il funzionamento del sistema a cartellini Kanban"